Frodi con le Carte Carburante nelle flotte aziendali: come prevenire le spese non autorizzate

Una carta carburante aziendale consegnata a un conducente è uno strumento utile. È anche uno strumento che, senza controlli adeguati, può essere usato per scopi diversi da quelli previsti. Rifornimenti effettuati per auto personali, carburante venduto informalmente ad altri, rifornimenti che non corrispondono ai chilometri dichiarati: questi comportamenti esistono, e le imprese che non hanno sistemi di controllo li scoprono tardi - spesso quando il danno è già consistente.

Non si tratta di trattare i dipendenti come potenziali truffatori. Si tratta di avere sistemi che rendano i controlli automatici, trasparenti e privi di ambiguità. La prevenzione efficace è quella che funziona senza che nessuno debba fare il detective.

Come avvengono le spese non autorizzate

Le forme più comuni di utilizzo improprio delle carte carburante aziendali sono semplici e difficili da rilevare senza dati.

Il rifornimento personale avviene quando il conducente usa la carta aziendale per il veicolo privato invece di quello di servizio. Senza una correlazione tra la posizione del veicolo al momento del rifornimento e il luogo del distributore, questa anomalia è invisibile.

Il rifornimento eccessivo avviene quando viene prelevato più carburante di quanto il serbatoio del veicolo possa contenere - il resto viene ceduto o venduto. Anche questo è invisibile senza un confronto tra la capacità del serbatoio, il livello registrato prima del rifornimento, e i chilometri percorsi dall'ultimo pieno.

La telematica abbinata a una carta carburante come quella offerta da Radius rende entrambe le anomalie rilevabili automaticamente. Il sistema incrocia la posizione GPS del veicolo con la posizione del distributore al momento del rifornimento, e confronta il carburante prelevato con il consumo atteso in base ai chilometri percorsi.

Il problema della scala

Le irregolarità nelle spese di carburante non sembrano gravi quando si considerano singoli episodi. Il problema diventa rilevante quando si guarda al dato aggregato.

Un'impresa con dieci veicoli e un utilizzo improprio medio di venti euro a veicolo al mese accumula 2.400 euro di perdita annua solo da questa voce. Moltiplicato per più anni di attività senza controlli, l'importo diventa significativo.

L'Agenzia delle Entrate ha chiarito nella circolare n. 8/E del 2018 le regole sulla documentazione e sulla tracciabilità dei pagamenti del carburante aziendale, precisando le condizioni necessarie per la deducibilità dei relativi costi. Le anomalie nei rifornimenti, individuabili attraverso il confronto tra dati telematici e documenti di spesa, possono quindi segnalare irregolarità da verificare, oltre a evidenziare possibili perdite economiche per l'impresa.

I controlli automatici come deterrente

Uno degli effetti più utili di un sistema di controllo integrato non è soltanto la rilevazione delle irregolarità, ma anche la prevenzione. Quando i dati sui rifornimenti vengono confrontati con la posizione dei veicoli e i consumi attesi, diventa più semplice individuare eventuali utilizzi impropri delle carte carburante e intervenire tempestivamente.

Questo controllo non richiede di trattare ogni conducente come un potenziale responsabile di irregolarità. È sufficiente integrare la verifica dei rifornimenti nelle normali procedure di gestione della flotta, spiegando chiaramente le finalità del monitoraggio e rispettando le norme sulla protezione dei dati. Regole trasparenti e controlli coerenti possono favorire comportamenti responsabili.

L'importanza di questi strumenti emerge anche dallo studio sulla diffusione della telematica nelle flotte aziendali riportato dall'Automobile Club d'Italia, condotto su 82 imprese e 81.882 veicoli. La ricerca evidenzia che il 30% delle aziende intervistate considera la telematica utile per ridurre le spese e il 25% per semplificare la gestione della flotta. L'integrazione dei dati sui rifornimenti può quindi rafforzare i controlli amministrativi e aiutare le imprese a individuare costi anomali.

La Carta Carburante integrata: come funziona

Una carta carburante aziendale integrata con la gestione della flotta non è semplicemente uno strumento di pagamento. È uno strumento di controllo che produce un registro automatico di ogni transazione, correlabile con i dati di posizione e consumo del veicolo.

Il responsabile vede ogni rifornimento - dove, quando, quanto, quale veicolo - in un'unica piattaforma. I report automatici segnalano le anomalie: un rifornimento in una posizione incompatibile con il percorso del giorno, un prelievo superiore alla capacità del serbatoio, un consumo settimanale fuori dai parametri attesi.

Questi controlli non richiedono lavoro aggiuntivo: sono automatici e si attivano solo quando c'è qualcosa da segnalare. Il resto del tempo, l'impresa sa che la situazione è sotto controllo - senza doverci pensare. Foto di Dawn McDonald su Unsplash