Gestione degli immobili aziendali: come ottimizzare i costi di gestione e ciclo di vita degli asset

La gestione degli immobili aziendali è difficile, per questo motivo non si interviene solamente se qualcosa non funziona come dovrebbe. Come pianificare la manutenzione e monitorare le prestazioni? Facciamo chiarezza.

Il costo dell'inazione: quanto si perde gestendo gli immobili "a guasto"

Attendere il guasto prima di intervenire sembra, nell'immediato, la soluzione più semplice: si spende soltanto quando compare un problema. Nel tempo, però, questa strategia espone l'azienda a costi più difficili da prevedere. Un impianto che lavora in condizioni non ottimali può consumare di più, mentre un componente trascurato rischia di provocare un fermo, danneggiare altri elementi o richiedere una sostituzione anticipata.

La manutenzione programmata cambia questa logica. Il facility manager può conoscere lo stato degli impianti, pianificare gli interventi e distribuire la spesa nel corso dell'anno, invece di affrontare ogni emergenza come un caso isolato. Anche INAIL sottolinea il ruolo della manutenzione e dei controlli periodici nel mantenere nel tempo efficienza e condizioni di sicurezza delle attrezzature.

Per evitare svalutazioni dell'immobile e costi straordinari fuori controllo, la scelta strategica per un facility manager è pianificare con un software di manutenzione i controlli periodici su tutti gli impianti critici.

Un insieme di dati a disposizione, con uno storico che entra in scena nel momento in cui si desidera sapere quando un impianto ha ricevuto l'ultima manutenzione, quali componenti sono già stati sostituiti e quali anomalie si sono ripetute.

Il tracciamento delle scadenze normative

La manutenzione di un edificio comprende anche una parte documentale che non lascia spazio all'improvvisazione. Il facility manager deve conoscere le scadenze previste per gli impianti e conservare le informazioni che dimostrano l'esecuzione dei controlli. Per alcune attrezzature e impianti la normativa stabilisce verifiche e manutenzioni periodiche, seppur le modalità possano cambiare in base alla tipologia dell'immobile e dell'impianto.

In generale, si può asserire che gli elementi da monitorare possono essere:

• impianti e presidi antincendio, per i quali il D.M. 1° settembre 2021 stabilisce criteri generali per controllo e manutenzione, con successive modifiche e aggiornamenti;
• ascensori e montacarichi, che richiedono manutenzione affidata a personale qualificato e specifici adempimenti in funzione dell'impianto;
• impianti HVAC, quindi sistemi di riscaldamento, ventilazione e climatizzazione, da inserire nella pianificazione degli interventi e dei controlli tecnici;
• documentazione degli interventi, con registrazione delle attività svolte, dei controlli e delle eventuali anomalie riscontrate.

Il controllo dei costi di gestione per metro quadro

Osservare la cifra complessiva della manutenzione può fornire un'immagine poco utile. Un'azienda che gestisce due edifici di dimensioni diverse, per esempio, non può confrontare semplicemente la spesa annuale: deve rapportarla alla superficie e alle caratteristiche degli immobili.

Il costo per metro quadro è un indicatore interessante per capire come cambia il peso economico della gestione. ENEA, nell'analisi del costo del ciclo di vita degli edifici, utilizza proprio l'indicatore espresso in euro per metro quadrato di superficie utile all'anno e considera diverse componenti, tra cui funzionamento, manutenzione, riparazione e sostituzione.

In questo modo il facility manager può confrontare periodi diversi e individuare eventuali anomalie. Se il costo per metro quadro cresce in modo costante, bisogna capire cosa stia accadendo: aumentano i consumi? Gli impianti stanno raggiungendo la fine del loro ciclo di vita? Gli interventi straordinari sono diventati troppo frequenti?

La risposta aiuta a passare dalla semplice gestione della spesa alla gestione del patrimonio.