Come migliorare il customer service con Deepser
Negli ultimi anni, il customer service è diventato uno dei principali elementi di differenziazione per le aziende di qualsiasi settore. L’esperienza del cliente non si gioca più soltanto nella qualità del prodotto o del servizio offerto, ma nella velocità, efficienza e trasparenza con cui l’utente riceve supporto. In questo contesto, molte aziende utilizzando ancora strumenti obsoleti come le email condivise o i fogli Excel. Le aziende hanno bisogno di una piattaforma centralizzata e intelligente, capace di gestire ticket, comunicazioni, asset, contratti e flussi di lavoro da un unico punto. Deepser risponde a questa esigenza con un approccio moderno e flessibile al customer service.
Il portale self-service: il primo punto di contatto
Uno degli strumenti più efficaci per ridurre i tempi di gestione delle richieste e aumentare la soddisfazione dei clienti è un portale self-service ben progettato. Con Deepser, ogni azienda può offrire un portale self-service personalizzabile e sempre accessibile, in cui creare richieste, segnalare problemi, consultare asset e contratti, oppure accedere a guide e documentazione utile.
Il portale non solo migliora la trasparenza, ma riduce anche il carico di lavoro per il team di supporto. Le richieste arrivano già classificate, con tutti i dati necessari per essere gestite rapidamente. Inoltre, gli utenti possono monitorare in tempo reale lo stato dei propri ticket, eliminando la necessità di scrivere email o fare telefonate di follow-up.
Ticketing evoluto e automazione dei flussi
Una gestione efficace delle richieste parte dalla loro corretta organizzazione. Deepser offre un sistema di ticketing intelligente con regole di instradamento automatico: ogni richiesta viene assegnata al reparto giusto in base alla tipologia e alle informazioni inserite dal cliente. L’interfaccia operatore consente una visione centralizzata di tutte le richieste, con dettagli precisi su chi le gestisce, quali attività sono in corso, e quali scadenze devono essere rispettate.
Ma non si tratta solo di assegnare ticket. Grazie al modulo workflow, Deepser permette di automatizzare approvazioni, cambi di stato e notifiche. Le attività manuali vengono ridotte al minimo e ogni processo diventa tracciabile, efficiente e a prova di errore.
La knowledge base integrata: meno ticket, clienti più autonomi
Un altro elemento strategico per un customer service efficace è la disponibilità di contenuti informativi utili. Deepser integra una knowledge base centralizzata, in cui pubblicare articoli, FAQ e guide operative. L’utente può cercare direttamente la soluzione al proprio problema.
Questa funzione è particolarmente utile nella fase di creazione del ticket: il sistema suggerisce in automatico articoli correlati, offrendo la possibilità di risolvere il problema in autonomia prima ancora di inviare la richiesta. Il risultato? Meno ticket, tempi di risposta più brevi e un team di supporto meno sovraccarico
Ma la knowledge base non è utile solo per i clienti. È uno strumento fondamentale anche per gli operatori, che possono contare su procedure standardizzate e soluzioni già pronte per le problematiche ricorrenti. Questo aiuta a ridurre errori, velocizza la risoluzione dei ticket e garantisce un servizio più coerente. Quando un caso si ripresenta, il team ha già una base di conoscenza documentata a cui fare riferimento.
Un supporto che guarda alla qualità, non solo alla quantità
Gestire un alto volume di richieste in modo efficiente è fondamentale, ma non sufficiente. Un servizio davvero efficace si riconosce anche dalla qualità delle interazioni con i clienti. Il modulo sondaggi di Deepser consente di raccogliere feedback mirati al termine di ogni ticket, offrendo a ciascuna azienda la possibilità di creare questionari personalizzati. Le domande possono essere adattate per misurare la soddisfazione del cliente, valutare il rispetto dei tempi di risposta o comprendere quanto è stata chiara e utile la comunicazione ricevuta.
I risultati sono raccolti e visualizzati in dashboard interattive, che restituiscono un quadro chiaro e aggiornato delle performance del servizio. Grazie a questi dati, le aziende possono individuare rapidamente le aree critiche, monitorare l’impatto delle azioni correttive e orientare le decisioni su basi oggettive, lasciando da parte impressioni o intuizioni non verificate.
SLA, report e controllo totale del servizio
Ogni team di supporto si confronta con obiettivi di servizio ben precisi, spesso stabiliti in accordi SLA (Service Level Agreement). Deepser offre un modulo dedicato al monitoraggio degli SLA, in cui configurare tempi di prima risposta, di risoluzione e notifiche automatiche per evitare violazioni degli accordi.
Ogni evento è tracciato e facilmente rendicontabile. I report possono essere generati in automatico e inviati ai responsabili, con KPI aggiornati in tempo reale. Questo consente di migliorare la trasparenza verso il cliente e, allo stesso tempo, di mantenere sotto controllo l’efficienza operativa del team.
Grazie alle dashboard integrate, le aziende possono inoltre analizzare picchi di lavoro, tempi medi di gestione, saturazione delle risorse e altre metriche fondamentali per pianificare investimenti e ottimizzare i processi interni.
Integrazione con contratti, CRM e asset: tutto in un solo ambiente
Una delle caratteristiche che rende Deepser una soluzione completa per il customer service è la sua capacità di integrare informazioni provenienti da più ambiti aziendali. Ogni ticket può essere collegato a un contratto attivo, a un asset gestito, a un’attività commerciale o a una scadenza. Questo significa che l’operatore ha sempre accesso a tutti i dati necessari per risolvere la richiesta in modo preciso e puntuale.
Inoltre, l’integrazione con strumenti di controllo remoto come Team Viewer, Anydesk e Supremo, consente di collegarsi direttamente al dispositivo del cliente per effettuare diagnosi e interventi, senza necessità di uscita fisica o contatti aggiuntivi. Il supporto diventa così rapido, documentato e completamente centralizzato.
Un customer service più efficace è possibile
Investire in un sistema strutturato per il customer service non è più un’opzione, ma una necessità. I clienti si aspettano risposte rapide, interazioni personalizzate e la possibilità di gestire le proprie richieste in autonomia. Allo stesso tempo, le aziende devono tenere sotto controllo costi, tempi e qualità del supporto.
Deepser offre una soluzione concreta a queste esigenze, integrando in un’unica piattaforma tutto ciò che serve per gestire il ciclo completo del supporto clienti: portale self-service, ticketing intelligente, knowledge base, sondaggi, automazioni, SLA, report, contratti e molto altro. Il tutto con un’interfaccia chiara, configurabile e pronta a crescere con l’organizzazione.
Scegliere Deepser per il customer service significa abilitare un nuovo livello di efficienza operativa e migliorare in modo misurabile la relazione con i propri clienti. Che si tratti di una PMI o di una grande azienda, adottare strumenti moderni per la gestione del supporto è il primo passo per costruire una customer experience davvero competitiva.
