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di Francesco Oliva di lunedì 22 marzo 2021

Come effettuare una nota spese grazie alla tecnologia digitale attuale

Come effettuare una nota spese grazie alla tecnologia digitale attuale

Stiamo entrando sempre di più in una nuova era dove le attività lavorative e professionali riescono ad avvalersi della tecnologia digitale per facilitare e velocizzare alcune procedure lunghe e laboriose. Tra queste si segnala ad esempio il discorso che interessa la dematerializzazione delle note spese. Per chi fosse fuori da questo concetto, spieghiamo nel dettaglio come funziona la compilazione di una nota spese e come utilizzare i software gestionali presenti sul mercato che ci aiutano a creare una nota spese di tipo digitale, come viene oggi definita a zero carta. Questo processo di adozione dei principi di digitalizzazione rende la gestione dei documenti estremamente più semplice, specialmente per chi ha già una certa confidenza e dimestichezza con i sistemi digitali, ma bisogna sottolineare come in questo caso l’utilizzo di un software creato per la compilazione delle note spese sia estremamente semplice e duttile, visto che è tutto legato al concetto di foto e riconoscimento tramite app disponibile per smartphone e tablet. Basta quindi accedere a Google Play Store o ad App Store, scaricare le app e provare questo nuovo tipo di servizio.

Come funziona nello specifico il servizio di nota spese

Abitualmente predisporre come si deve una nota spese richiede una porzione consistente di tempo, che andiamo a sottrarre ad altre mansioni di tipo lavorativo. Proprio per rendere efficiente questo tipo di servizio, che per alcune tipologie di lavoro risulta necessario e quindi centrale, si è pensato di risolvere e sbrogliare la situazione attraverso un processo di digitalizzazione delle operazioni più lunghe e noiose, ma necessarie come appunto la compilazione di una nota spese.

La nota spese step by step spiegata al lavoratore

La stesura di una nota spese è una pratica che alcune figure professionali devono saper gestire e compilare. Pensiamo a quelle figure aziendali che devono sostenere spese a fronte di uno spostamento a scopo professionale. Quelli che in gergo vengono considerati viaggi di lavoro, che molti dipendenti effettuato nel corso di un anno, per svolgere la propria attività. Ora, quando si tratta di spese che sono considerate legittime durante uno spostamento e che contemplano il consumo di carburante per il proprio autoveicolo o i mobili per l’ufficio per quello messo a disposizione dall’azienda, il compenso di un casello autostradale, vitto e alloggio, noleggio di strumenti l’acquisto di mobili per l’ufficio e tutto quello che viene richiesto per svolgere la propria mansione fuori dalla sede aziendale, fa partedi quelle che in termini di rendicontazione sono definite appunto definite nota spese. In effetti quindi per un’azienda di valore medio e medio-alto queste problematiche devono essere celermente processate e lavorate, dall’ufficio che si occuperà della rendicontazione. Una pratica che fino a poco tempo fa era piuttosto lunga e laboriosa, come abbiamo già detto, ma che oggi può essere processata e svolta in modo più veloce, proprio grazie alla tecnologia digitale che è ormai sempre più presente in alcuni tipi di contesti lavorativi.

Nuovi software che ci aiutano a lavorare in modo più semplice e diretto

Ci sono ancora molte tipologie di lavoro e di attività professionali che richiedono uno spostamento di tipo fisico, non per quei lavori che vengono svolti già in modalità remoto e in smart working. Tuttavia vi sono alcuni contesti dove la produzione di una nota spese risulta fondamentale, motivo per cui sono state studiate queste nuove app.

Quello che serve oggi è scegliere la migliore soluzione per la gestione delle note spese, attraverso appunto il procedimento di dematerializzata. Che cosa significa? Mentre fino a poco tempo da le note spese venivano compilate e realizzate a mano, previa la conservazione di fatture, scontrini e ogni tipo di documentazione cartacea, oggi questo tipo di procedura è stata completamente modificata per merito della tecnologia digitale.

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