La dematerializzazione delle PA: a che punto siamo?

Da qualche anno quello che sembrava un fenomeno totalmente nuovo - e quasi irrealizzabile in tutti i settori - è diventato normalità: parliamo della digital transformation. Ogni settore, infatti, ha subito dei cambiamenti radicali che hanno modificato logiche, strategie, obiettivi e risultati. Una delle conseguenze più evidenti, che ognuno di noi è in grado di(non) toccare con mano, è sicuramente la dematerializzazione di processi e documenti. Basta pensare alla vita di tutti i giorni per rendersi conto che un acquisto, una bolletta, e tante altre azioni quotidiane non sono certamente uguali a quelle eseguite 10, ma anche solo 5 anni fa.

Affidarsi ad un processo di dematerializzazione, porta ad avere vantaggi nel breve, ma soprattutto nel medio-lungo termine. Tali vantaggi sono sia di natura economica che di natura gestionale, in quanto tempo e risorse risultano più efficienti (e di conseguenza anche più efficaci).Va da sé che tempo e risorse risparmiate possono essere reimpiegate, all’interno dei contesti lavorativi, per ulteriori progetti e attività produttive.

Uno dei contesti in cui la dematerializzazione ha portato (e sta portando) dei benefici evidenti, è sicuramente quello della Pubblica Amministrazione. Le istituzioni, grandi o piccole che siano, stanno compiendo dei passi in avanti che porteranno ad una sempre maggiore vicinanza ai cittadini ed una sempre maggiore efficienza della comunicazione. È bene sottolineare, però, che il processo di dematerializzazione delle PA, coinvolge molti aspetti e deve essere in qualche modo guidato da soggetti specializzati. Accade, spesso (e sarebbe buona norma che accadesse sempre), che le istituzioni si affidino a professionisti che della digital transformation ne hanno fatto una mission,e di conseguenza, un business. Tra questi, merita una menzione Doxee, azienda di Modena che si occupa di digital tranformation da più di 18 anni e lo fa in un’ottica customer oriented e soprattutto di personalizzazione.

Dal 2005 (anno in cui nasce il Codice di Amministrazione digitale) ad oggi, sono cambiate molte cose e, di fatto, si è compiuta una vera e propria rivoluzione nella gestione dei documenti all’interno delle istituzioni. Basti pensare, infatti, che il sopra citato codice ha subito ben 19 aggiornamenti, che sono, in qualche modo, lo specchio di tutte le evoluzioni susseguitesi negli anni. Altre tappe importanti, sono sicuramente rappresentate dall’introduzione della firma digitale, dalla posta elettronica certificata e non da ultimo dalla fatturazione elettronica che, da inizio 2019, ha obbligato pubblico e privato a gestire le fatture in un modo del tutto nuovo.

Gli elementi e i cambiamenti citati finora, sono sicuramente quelli che tutti sono in grado di ricordare e riconoscere in modo immediato, ma è bene ricordare, che la dematerializzazione ha cambiato totalmente anche il modo di conservare, distribuire e utilizzare le informazioni. Grazie all’introduzione del cloud, infatti, è stato possibile rendere solo un lontano ricordo gli archivi pieni di faldoni di carta, la cui consultazione era senza dubbio un incubo.Grazie ad una connessione, un computer e un click, è oggi possibile consultare, condividere e archiviare qualunque tipo di documento. Non male, no?

Si potrebbe continuare a parlare di vantaggi all’infinito,ma non si può negare che mettere in piedi un cambiamento di paradigma, come quello della dematerializzazione, comporta un investimento in termini di risorse, ma soprattutto in termini di visione. Dematerializzare, significa, guardare al futuro, essere lungimiranti, cogliere opportunità,sperimentare strategie, settare obiettivi sfidanti, per poi raccogliere i risultati. Ed una volta fatto questo, il processo si conclude? No. La risposta è no, poiché nel nuovo mondo, in cui la digitalizzazione e la dematerializzazione la fanno da padrone, i risultati sono solo l’inizio di un altro processo. Proprio come un cerchio, la cui linea non si interrompe e continua all’infinito.